A segurança dos dados é a principal preocupação de empresas grandes e pequenas. Mas mesmo se tiver programas antivírus e firewalls robustos patrulhando seus servidores, você poderá ainda estar sob risco de brecha de dados devido a uma ameaça muito mais ilusória: falha humana.
Você conhece os membros da equipe de que estamos falando: o passageiro que esquece seu notebook no trem, o administrador ansioso que envia o e-mail errado, a pessoa que navega na Web que acidentalmente baixa spyware malicioso.
Portanto, com uma segurança melhor em mente, apresentamos três dicas úteis para os profissionais que representam mais risco para a sua equipe.
1. Para a pessoa multitarefas ocupada: preste atenção aos detalhes na comunicação on-line
Os negócios se movem em um passo rápido e aqueles que são lentos ficam para trás. Contudo, é vital se lembrar da importância de não só fazer as coisas rapidamente, mas também corretamente. Verificar novamente o seu trabalho pode ajudar a evitar os erros comuns (e caros) de comunicação abaixo.
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Inserindo endereços de e-mail: A função de preenchimento automático do Microsoft® Outlook® para endereços de e-mail significa que essa é uma forma muito fácil (e incrivelmente comum) de se inserir um endereço que não seja o que você queria inserir. Verifique novamente, depois mais uma vez ou, melhor ainda, saiba como desativar essa funcionalidade.
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Conteúdo do e-mail: Todos nós enviamos um e-mail a colegas somente para informar que há um grande erro de cálculo ou de digitação após esse e-mail ter deixado a sua caixa de entrada. Uma forma de evitar isso é automaticamente retardar o envio de sua mensagem em alguns minutos, para que você sempre tenha a chance de reagir a erros. Veja como.
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Informações de conta bancária e de encaminhamento: Um número digitado incorretamente pode fazer as suas faturas serem encaminhadas para um lugar desconhecido – e pode levar dias ou semanas para rastrear o dinheiro e saber onde ele foi parar.
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O e-mail é tudo, menos particular, portanto, lembre-se de ser educado e cortês. Oficialmente, os e-mails são de propriedade da empresa e podem ser acessados, examinados e usados em um tribunal.
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Cuidado ao encaminhar; é fácil para os colegas encaminhar incorretamente um e-mail sem ler o conteúdo completo, o que pode colocar informações confidenciais nas mãos daqueles que não devem vê-las. Por segurança, nunca cole dados protegidos no corpo de um e-mail e faça referências a locais de servidor protegido de sua empresa.
2. Para o usuário de notebook: técnicas mais seguras de viagem e de salvar dados
É tentador salvar dados protegidos ou detalhes do cliente no seu notebook ou smartphone, afinal, ele torna o trabalho de acesso mais fácil e mais móvel. O problema é que salvar localmente, em vez de no seu servidor protegido, também torna os dados muito mais fáceis de serem perdidos ou roubados.
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Backups regulares do servidor garantem que mesmo que os dados sejam perdidos, será mais fácil de recuperá-los.
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O armazenamento de servidor aproveita as vantagens de métodos de criptografia sofisticados para deter hackers.
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Com acesso a VPN seguro, você pode ainda acessar seus arquivos e pastas do servidor ao trabalhar remotamente, ajudando você a ser mais produtivo e móvel.
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Use o notebook de maneira segura: nunca deixe o computador sozinho na cafeteria ou no trem e, ao deixá-lo no escritório, certifique-se de prender o seu notebook na sua mesa com um cabo de segurança e cadeado ou de colocá-lo em um armário ou gabinete trancado.
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Caso o notebook seja perdido, manter uma política de “mesa limpa” virtual significa que é praticamente impossível para quem o encontrar acessar os seus dados mais vitais.
Pegue o hábito de sempre salvar os dados no servidor e você estará mais protegido se o pior ocorrer e o seu notebook for esquecido em algum lugar ou roubado.
3. Para todo funcionário on-line: entender e seguir a política de segurança oficial
Os riscos de dados mais comuns atualmente, como vírus e spyware, não são facilmente reconhecíveis pelo funcionário médio. A única forma de garantir práticas on-line seguras e evitar as repercussões de colocar os dados da sua empresa em risco sem perceber é claramente entender e seguir a política de segurança oficial.
Peça ao seu gerente de TI para lhe mostrar os processos de segurança principais. Uma política eficiente de segurança o ajudará a entender melhor:
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Os limites do uso do computador pelo funcionário
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Comportamento aceitável e inaceitável claramente definido
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Funções e responsabilidades, para que você saiba quem procurar com questões ou preocupações
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Explicações dos processos de segurança e dos procedimentos já em prática
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Como armazenar dados de maneira eficiente e segura
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As repercussões de violação da política
Entender e seguir a política de segurança da sua empresa pode parecer perda de tempo, mas é a melhor forma de evitar riscos de segurança desnecessários enquanto se estiver usando a Internet para trabalho.
Todos nós cometemos erros. Mas quando o assunto é proteger as funções de negócios e os dados mais importantes, aquelas falhas humanas minúsculas podem se transformar em um deslize de milhares (se não de milhões) de dólares. Com um pouco de visão de futuro e gerenciamento de segurança, você pode evitar uma enorme dor de cabeça para você e evitar que sua empresa tenha gastos enormes.
Microsoft e Outlook são marcas registradas do grupo de empresas Microsoft.
Fonte: HP
